Existem termos e processos que se confundem naturalmente, pois muitas vezes fazem parte de um mesmo assunto guarda-chuva, ou, quando o foco é maior, acabam se entremeando pela execução de determinadas funções. Sobre isso, a Gestão de Projetos e a Gestão de Processos são normalmente confundidas.
Em comum, ambos os tipos de gestão conversam diretamente com as melhorias dentro de sua empresa, porém, cada qual segue uma vertente. Basicamente, a Gestão de Projetos analisa uma só a construção, e seus respectivos detalhes, enquanto a Gestão de Processos é mais abrangente.
A partir disso, você precisa compreender que ambas as ferramentas são essenciais para o pleno funcionamento de sua empresa, mas que cada uma serve a um propósito. Para isso, veja agora quais são as principais diferenças, na prática, entre Gestão de Projetos e Gestão de Processos.
O QUE É A GESTÃO DE PROJETOS?
Toda empresa pode trabalhar com a Gestão de Projetos, desde que ela seja aplicável, com coerência, à proposta de negócio. Porém, diversos especialistas apontam que toda empresa pode criar sua própria ferramenta correlacionada a este quesito.
Gerenciar um projeto envolve a seguinte lógica: começo, meio e fim. Apesar de óbvia, a constatação precisa ser aplicada para que faça sentido dentro da instituição. A partir dele, haverá a organização de uma tarefa, aplicação, demanda, vertente ou qualquer formato que precise ser colocado em prática a partir de um sistema com esses três passos.
Ao organizar, a pessoa responsável compreenderá quais serão os requisitos necessários para a ação. Durante o tempo pré-determinado, haverá a coleta de dados para a definição de estratégias e, com elas, haverão as ações planejadas, executadas e corrigidas. Mas, para que uma Gestão de Projetos de fato funcione, são precisos alguns passos para adotá-la corretamente.
COMO APLICAR A GESTÃO DE PROJETOS
Com a Gestão de Projetos estabelecida para a sua empresa, você precisará analisar 5 itens:
PRAZO
Estabeleça um prazo para início, execução e término. É importante circular todas as etapas dentro do tempo. Ainda que ele possa ser condensado ou prorrogado, é preciso organizar tudo o que tem começo, meio e fim.
RISCOS
Os riscos devem estar sempre em análise antes, durante e após o término do projeto, devidamente registrados.
ORÇAMENTO
Simples: qual é o orçamento necessário para que o projeto encontre seu escopo? Com a resposta em mãos, você conseguirá analisar os riscos, montar o escopo e até mesmo estabelecer o prazo com mais qualidade.
QUALIDADE
Quais são os padrões adotados a partir do escopo do projeto? Determinar e manter a qualidade da execução é essencial, e isso significa que você precisará sacrificar o que não faz mais sentido para o negócio, mesmo que seja algo de grande valor sentimental para você.
TIPO DE ESCOPO
O escopo é o formato do projeto, que precisa estar descrito e registrado para a ciência de todos os envolvidos. A partir do escopo, que é o estado pós-rascunho de seu projeto, haverá uma nova visão, como um roteiro formado para a execução do negócio.
O QUE É A GESTÃO DE PROCESSOS
A Gestão de Processos é muito mais abrangente do que a Gestão de Projeto, porque demanda de diversos tipos de controles, análises, prevenções, ações e correções dentro da empresa.
Ao analisar cada processo, o gestor do caso, ou a equipe responsável, deverá colocar em prática diferentes aspectos para que tudo continue funcionando enquanto as devidas organizações e correções são aplicadas.
Aqui, também cabe a organização, mas a partir de outro ponto de vista: dentro de um processo, a análise precisa ser em cima de todos os resultados, o que deve ocorrer constantemente, e não apenas em seu final. Aliás, esse tipo de gestão tende a ser muito maior, pois carrega consigo três principais aspectos para a sua aplicação.
COMO APLICAR A GESTÃO DE PROCESSOS
A aplicação da Gestão de Processos passa por:
PROCESSOS PRIMÁRIOS
Os Processos Primários têm relação direta com o contato que os clientes terão com a empresa, e tudo o que está relacionado deve ser auferido aqui.
PROCESSOS DE APOIO
São os Processos de Apoio às ações relacionadas entre o que a empresa oferece ao cliente, como seus produtos e serviços, e o que ela tem como retorno deles: os cuidados com as etapas de produção, armazenamento e distribuição podem ser aplicados neste caso.
PROCESSOS GERENCIAIS
Por fim, os Processos Gerenciais transformam o apoio à parte administrativa em prioridade, e preenchem a outra ponta, que está focada na parte interna de tudo.
QUAIS SÃO AS PRINCIPAIS DIFERENÇAS ENTRE GESTÃO DE PROJETOS E GESTÃO DE PROCESSOS?
Com todos os detalhes que cada tipo de gestão demanda, é a sua vez de analisar como eles podem ser aplicados às diferentes necessidades que você precisa consumir. Ou seja, cada tipo de gestão tem o seu propósito.
Enquanto a Gestão de Projetos encontra uma demanda, a organiza e a acompanha do começo ao fim, a Gestão de Processos acompanha outras vertentes dentro da empresa, e faz parte de seu cotidiano.
É bem provável que a sua organização já tenha encontrado os dois tipos de gestão, e os aplique no dia a dia, mas talvez seja a hora de encontrar mais informações, para que se tornem ferramentas completas e possam ser utilizadas de forma correta.
QUAL É A MELHOR OPÇÃO PARA A SUA EMPRESA?
A melhor resposta é: depende. Do momento da execução, do amadurecimento de sua equipe e, principalmente, de qual estado orçamentário você está para dedicar mais qualidade ao dia a dia de seu negócio. Ao adotar qualquer um dos tipos de gestão, você dará um passo mais firme para o afinamento entre o que seu negócio demanda e o que ele oferece ao segmento de atuação.
Com todas as informações que você encontrou aqui, chegou a hora de colocar em prática e compreender, de uma vez por todas, como a Gestão de Projetos funciona e, por sua vez, como a Gestão de Processos também funciona. Mas, se ficar na dúvida, basta procurar pelos executores da SMR, pois todos estão preparados para te fornecer as informações necessárias.