A sigla é simples e atrativa: POP, ou Procedimentos Operacionais Padrões. Ainda que pareça algo rotineiro, infelizmente são poucas empresas que se atentaram à importância desta etapa no dia a dia de suas atividades, o que transforma o POP em algo ainda maior, e com mais importância, justamente por encontrar as respostas para tornar todo e qualquer negócio muito mais fluido.
Mas, para compreender a real importância dos POPs, é necessário analisar o estado em que sua empresa está neste momento. Como ela organiza seus processos no dia a dia? Como é realizada a produção ou a oferta de serviços? Existe algum tipo de padrão ao qual ela se adequa, ou a rotina acaba se tornando uma verdadeira aventura diariamente? A resposta é simples: POP.
Neste artigo, você encontrará informações úteis sobre o que é POP, para que ele serve e quais são os melhores exemplos para compreendê-lo como algo acessível e simples de ser aplicado. Pois, ainda que seja uma ferramenta de gestão, o POP pode e deve ser aplicado por todos os departamentos, em todos os níveis, e você vai aprender como e por que agora.
O SIGNIFICADO DE POP: PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
Procedimento Operacional Padrão parece algo mais complicado do que realmente é. No filme “Tempos Modernos”, Charles Chaplin criticava brilhantemente um dos procedimentos que levavam as pessoas à exaustão naquela época, como resquício da Revolução Industrial: o “apertador” de parafusos que passava horas e horas de seu dia executando a mesma função, infinitas e repetidas vezes, sem razão ou propósito algum. Ali está a base do porquê existir o POP, e tudo o que não deve ser feito.
Um POP é uma ferramenta simples, em formato de tabela ou lista, a qual toda empresa deve ter em mãos em seus diferentes processos. Em uma escola, a equipe responsável pela limpeza segue um POP, e a quantidade de visitas aos sanitários, e a forma com a qual escolhem limpar em cada uma delas, faz parte do POP. O mesmo se aplica na criação de um plano para que uma equipe de seguranças esteja atenta em um evento, como o Rock in Rio. Existe um procedimento padrão para cada tipo de situação, e o mesmo vale para a sua empresa, seja de qual área ela for.
COMO O CONTROLE DE QUALIDADE DE SUA EMPRESA É INFLUENCIADO
O controle de qualidade de sua empresa é diretamente influenciado pelo POP. A partir de um plano no qual os procedimentos são colocados em prática e, com eles, existe a padronização de ação e reação de todas as áreas, o controle de qualidade avaliará a consequência de cada POP. A partir dele, então, será possível analisar ações que podem ser cortadas, que não levam aos resultados pretendidos, ou que não fazem jus ao poder que está nas mãos do controlador de cada POP.
Aliás, vale evidenciar que o POP deve ser aplicado em todos os departamentos de uma empresa, mas não necessariamente será o mesmo. Isso porque cada área demanda de suas próprias necessidades e direcionamentos, e o que um POP faz, acima de tudo, é manter a organização em dia, com a finalidade de otimizá-la, cortando gastos desnecessários de tempo e dinheiro.
SUA EMPRESA PRECISA PRESTAR ATENÇÃO NESSA SIGLA
A partir do momento em que o POP foi compreendido como algo intrínseco aos processos de sua empresa, você terá muito mais chances de obter sucesso em seus negócios, sobretudo porque os procedimentos foram de fato padronizados com a finalidade de evitar desperdícios. O POP é, sobretudo, uma ferramenta de otimização, e como tal evita que haja desperdício de tempo e dinheiro.
Com a elaboração de um POP em mãos, você terá um documento hábil, o qual contará com diversos tipos de instruções para que o time gerencial, além do operacional, consiga desenvolver-se no dia a dia evitando erros e até mesmo problemas de comunicação. Como a sigla, o POP é algo dinâmico, e serve para evitar futuras dores de cabeça.
As operações precisam ser padronizadas, pois, caso contrário, prejudicam até mesmo a compreensão do colaborador a respeito do que deve ser feito. A pior hipótese é a série de consequências que uma instituição desorganizada causa, transformando-se em um mal negócio à primeira vista. Apesar de simples, o POP evita desastrosas situações.
COMO FUNCIONA NA PRÁTICA
O POP precisará seguir uma ordem lógica, e para que ela funcione na prática será necessário partir dos conhecimentos dos líderes de cada setor, aliados sempre aos demais colaboradores, pois um POP só será de fato eficaz caso tenha uma concepção afinada.
Há duas formas de torná-lo real. A primeira tem a ver com a ordem lógica do que deverá ser preenchido, como:
– Setor de atividade;
– Nome da atividade;
– Objetivo;
– Local de aplicação;
– Descrição das etapas da tarefa;
– Quem serão os responsáveis pela execução da tarefa;
– Quem serão os executores da tarefa;
– Data de realização.
O outro formato adotado na hora de conceber um POP para a sua empresa poderá seguir um fluxograma, o qual contará com a seguinte lógica:
– Início;
– Recebimento do pedido;
– O cliente já está cadastrado? Se sim, processar o pedido; caso contrário, cadastrá-lo em primeiro lugar;
– Aprovação do pedido e do pagamento;
– A logística deverá retirá-lo do estoque;
– O produto deverá ser embalado;
– Enviar à transportadora;
– Entregar para o cliente;
– Confirmação da entrega e questionário pós-venda.
Com esse exemplo, você tem em mãos informações relevantes a uma rotina simples, de venda de produto pela internet ou por telefone. Mas, com a lógica adotada no exemplo, é possível seguir e criar os diversos POPs que sua empresa precisa para funcionar adequadamente.Contudo, para ter certeza de que sua empresa está no caminho certo, com os POPs corretamente alinhados ao propósito do negócio, é preciso ter à disposição um time de profissionais especialistas no assunto.
Para que isso aconteça, basta entrar em contato com os executores da SMR, pois eles saberão exatamente o que fazer de acordo com suas demandas e necessidades.