Compreender alguns aspectos da contabilidade pode parecer mais difícil do que parece. Por isso, é comum diversos empresários deixarem de lado, mesmo com fácil acesso à informação, porque a gestão empresarial tem alguns pontos confusos, como é o caso da análise e do registro de lançamentos de entrada e saída, além da aplicabilidade de cada uma das regras relacionadas.
Um dos grandes exemplos está na definição de dois tópicos: Regime de Caixa e Regime de Competência. Além de serem dois métodos bastante utilizados no dia a dia de qualquer negócio, ambos acabam se confundindo pela semelhança do título, quando, na verdade, são complementares. Cada um oferece uma parte da solução.
Para saber diferenciá-los e manejá-los de forma correta e eficaz, é preciso estudar o mínimo sobre cada tema. Aqui, então, você encontrará as informações que precisa sobre Regime de Caixa e Regime de Competência para nunca mais confundi-los, seja para o bem de sua empresa, ou durante uma conversa simples com o contador.
O QUE É O REGIME DE COMPETÊNCIA E PARA QUE SERVE?
A partir da contabilidade de sua empresa, o Regime de Competência é estabelecido todos os dias, pois, uma de suas principais regras é que seja registrado na data em que o evento ocorreu. Cada movimentação de entrada e saída da empresa é, de fato, observada pelos responsáveis, e isso significa que existe um fato gerador.
Como a contabilidade utiliza o Regime de Competência para avaliar tudo o que entra e sai da empresa, é a partir dele que informações são retiradas, como todas as receitas, despesas, custos e investimentos. Cada detalhe é indicado dentro de seu fato gerador, o que significa o seguinte: algo entrou ou saiu dos registros financeiros, um fato é gerado.
Portanto, ao invés de indicar informações nos registros a partir de datas de pagamentos, e não de compras, o Regime de Competência se torna preciso não só para os profissionais que o efetivaram, como também para toda a empresa.
EXEMPLO
Quando um material de escritório é comprado, automaticamente há um fato gerador, ou seja, a ação é registrada no Regime de Competência no dia em que é feita. Mesmo que esse material seja pago ou recebido em outro dia.
Por isso, é essencial compreender o seguinte: esta etapa contábil é minuciosa, e feita de forma constante.
O QUE É O REGIME DE CAIXA E PARA QUE SERVE?
Em contraponto, o Regime de Caixa é puramente contábil, então, a sua organização tende a ser melhor compreendida por um profissional da área. Porém, na prática o funcionamento não é tão complicado, e seu preceito parte do seguinte princípio: enquanto o Regime de Competência registra cada etapa das entradas e saídas projetadas e realizadas, aqui existe outro ponto de vista.
O Regime de Caixa considera apenas os documentos de recebimento ou pagamento, então, se um material de escritório foi comprado no dia 01, pago no dia 05 e recebido no dia 09, o Regime de Caixa registrará os dias 05 e 09. Outro fator essencial é o olhar para dentro do mês vigente, cujos registros são acompanhados também observando investimentos, receitas, despesas e custos.
EXEMPLO
Outro exemplo interessante sobre o Regime de Caixa é a sua construção pragmática. O setor de contabilidade precisará ter um registro preciso desta etapa, pois os valores que entram e saem são controlados, muitas vezes, a partir de aspectos mais abstratos.
Se uma empresa compra uma remessa de matéria-prima, mas a data de pagamento será acertada em três vezes, uma única compra será registrada nesse período estendido, além da data de recebimento.
QUAIS SÃO AS DIFERENÇAS NA PRÁTICA E COMO INFLUENCIAM SUA EMPRESA
Na prática, as principais diferenças entre o Regime de Competência e o Regime de Caixa estão na essência de suas realizações. Um foca no fato gerador, então, todos os registros são feitos na data exata do que foi gerado a partir de uma ação, seja ela despesa, custo, investimento ou receita. O outro traz o registro a partir da ação em si, o que o leva às entradas e saídas reais e às projetadas.
A partir deste parâmetro, é essencial compreender que tanto o Regime de Competência quanto o Regime de Caixa são complementares, pois ambos oferecem informações para a empresa se respaldar em seu dia a dia financeiro.
QUANDO USAR OS DOIS TIPOS DE REGIMES?
Ainda que sejam complementares, é recomendável atentar-se à concepção de cada tipo de regime. Para que isso aconteça, o objetivo de análise da empresa merece sua atenção.
No caso do Regime de Competência, se o objetivo da empresa é medir os resultados relacionados a vendas, despesas e até mesmo depreciação, esta é a ferramenta ideal, sobretudo por ser aliada ao prático DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício).
Por sua vez, o Regime de Caixa é responsável pelos demonstrativos financeiros, apontando todas as entradas e saídas em tempo real, ao invés de projetar, o que resulta no Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC).
A partir de então, é possível exemplificar da seguinte forma: um fornecedor ficou de receber o pagamento mensal de sua empresa, dentro de um acordo que foi feito para que isso ocorra em seis vezes. Porém, devido aos problemas consequentes à pandemia de covid-19, você conseguiu liquidar a dívida nos dois últimos meses.
A partir do Regime de Competência, a projeção incluiria a saída dos valores uma vez ao mês, pois esse foi o acordo estabelecido. Porém, o Regime de Caixa apontaria a saída de valor somente nos dois últimos meses, pois isso foi o que aconteceu de fato. Qual das duas opções está correta? As duas.
É POSSÍVEL CONFUNDIR-SE?
Não. Cada tipo de regime têm especificidades, as quais se formam a partir do propósito contábil e financeiro. Por isso, as diferenças entre ambos são fortes o suficiente para que, na prática, não possam ser confundidos. O exemplo mais prático desta questão é o fato de o DRE e o DFC serem complementares no dia a dia da empresa.
No DRE, existe a projeção de vendas, com divisões entre lucros e outros aspectos contábeis. Porém, o DFC traz o panorama sobre pagamentos errados ou não recebidos, além de possibilitar avaliar as margens de lucros e outros aspectos também.
Portanto, tanto o Regime de Competência quanto o Regime de Caixa são essenciais para a empresa, e funcionam bem no dia a dia. Mas, é necessário saber diferenciá-los para compreender seus respectivos princípios e, em consequência, ter melhor e maior controle sobre o seu negócio.
Se precisar de uma equipe especializada, procure por um dos executores da SMR e tenha atendimento personalizado para melhorar os parâmetros de sua empresa.