É necessário pensar que, em diversas etapas da criação e da administração de uma empresa, a ajuda profissional é indispensável. Ainda que existam diversos aspectos que estejam entremeados aos donos e gestores de um negócio, compreender outras etapas, que vão além do dia a dia, e que auxiliam em diversos processos, faz com que a empresa potencialize seu crescimento. É isso o que ocorre com a Gestão de Projetos.
Ao estabelecer todas as nuances do que é necessário organizar, por exemplo, uma instituição conseguirá encontrar lacunas que precisavam ser preenchidas pela gestão e que, muitas vezes, passam em branco. No final das contas, isso atrapalha o desenvolvimento do próprio negócio, e uma péssima gestão pode culminar em falência – o contraponto que nenhum empreendedor ou empresário busca.
O propósito de tudo isso, então, é tornar o dia a dia de seu negócio mais dinâmico e otimizado. Mas, para ter certeza de que a Gestão de Projetos cabe à sua empresa, veja como sua implantação pode ser mesmo necessária ou não.
A IMPLANTAÇÃO DE GESTÃO DE PROJETOS É MESMO NECESSÁRIA?
Sim, ela é necessária desde que obtenha os requisitos necessários para que seja realizada corretamente. A partir do momento em que uma empresa aplica a Gestão de Projetos em seu dia a dia, encontrará profissionais com os mais diversos tipos de repertórios para que isso ocorra de maneira evidentemente correta.
Ou seja, não é o caso de aplicar a ferramenta com quem não está preparado, simplesmente entregando um escopo mal desenvolvido para um gestor que, até então, não estava consciente de todas as etapas do negócio. Um projeto demanda início, meio e fim, e essa lógica precisa ser aplicada ao encontrar o profissional correto.
PARA QUE ISSO ACONTEÇA, ENTENDA COMO A GESTÃO DE PROJETOS PODE E DEVE SER APLICADAS COM AS SEGUINTES 6 RAZÕES:
1. EVITAR RETRABALHO E OUTRAS APARAS NO DIA A DIA
A partir do momento em que a Gestão de Projetos é aplicada, a empresa dividirá seus processos em etapas, e suas etapas serão organizadas a fim de promover o melhor aproveitamento do início ao fim, o que pode ser o tempo e os métodos adotados na prestação de serviços ou a produção, armazenamento e entrega de produtos.
Ao trazer um sistema de gestão dentro do projeto já estabelecido, o retrabalho será evitado porque logicamente não fará sentido continuar com as mesmas limitações. Em consequência, as aparas serão cortadas no dia a dia, o que demanda de um trabalho analítico sempre.
2. REDUZIR CUSTOS GERADOS PELO DESPERDÍCIO
Ao evitar o retrabalho, a Gestão de Projetos também evita o desperdício, pois haverá controle e análise mais específicos de cada etapa, o que consequentemente levantará o que não está devidamente redondo, aparando sobras de tempo ou de matéria-prima.
3. ASSERTIVIDADE NA TOMADA DE DECISÕES E OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS
A partir do momento em que as informações se transformam em dados, a Gestão de Projetos promove uma maneira bastante prática para os processos em geral: ela otimiza cada etapa.
Com a assertividade na tomada de decisões, os dados poderão ser usados para estabelecer estratégias diferentes para cada etapa do projeto, corrigindo-o a tempo de ser aperfeiçoado.
A otimização dos processos é uma qualidade indiscutível. É por isso que muitos empresários precisam de uma equipe inteira, ou da consultoria adequada, para que os detalhes sejam acertados corretamente.
4. PONDERAR ATITUDES E PROVIDENCIAR BOAS ESTRATÉGIAS DE GESTÃO
Outro fator essencial que faz toda a diferença é a ponderação. Diferente do estilo conservador que muitos empresários adotam na tomada de decisões, a ponderação serve para enxergar um futuro com a lógica nas mãos.
Com a ponderação dentro das diferentes etapas da Gestão de Projetos, será possível analisar riscos e a qualidade dos resultados almejados, mas também haverá uma forma de enxergar as boas práticas de produção, por exemplo, melhorando o atendimento junto ao público.
5. POTENCIALIZAR A PERFORMANCE DA EMPRESA E AUMENTAR PRODUTIVIDADE
Cada etapa visa melhorar suas respectivas características. Mas, ao potencializar a performance da empresa, a Gestão de Projeto visará trazer outra perspectiva. A partir dela, o olhar será voltado para o aumento de produtividade, tendo em vista que os problemas relacionados à comunicação, produção, armazenamento, logística e outros fatores serão dizimados.
Há duas vertentes para que isso aconteça: o olhar sobre a cultura da organização e a execução de planos rápidos de gestão. No primeiro caso, é o olhar do colaborador que precisa ser aprimorado, o que só acontecerá caso ele se sinta verdadeiramente valorizado. No segundo, é a transformação de pequenas metas em planos de ações dinâmicos, nos quais haverá disseminação de informações, em primeiro lugar, e de execuções das correções.
Isso ocorrerá, por exemplo, em uma fábrica que encontra, dentro de seus processos, uma série de erros e/ou lacunas. Se estiver dentro do escopo de um projeto, deverá ser rapidamente corrigido, caso contrário, é a hora de criar o projeto para que, através dele, a gestão seja devidamente aplicada.
6. ALCANÇAR A SATISFAÇÃO DO CLIENTE
Cada etapa visa a satisfação do cliente. Desta forma, o sistema de Gestão de Projetos visará a qualidade como meta a ser alcançada. Um exemplo prático é a melhoria de processos internos. Dentro de um projeto, é necessário estabelecer seu escopo, o que é uma espécie de roteiro a ser seguido para que todas as etapas sejam atingidas. Com ele em mãos, será possível compreender como o projeto estará determinado, e quais serão as nuances para que suas correções sejam alcançadas.
Com os ajustes visíveis, é muito mais fácil treinar e direcionar uma equipe. E mais: um projeto é plenamente atingido quando sua execução faz sentido para, no final de todas as contas, trazer lucro à empresa, ou melhorar algo que vise esse objetivo.
A partir do momento em que a gestão de projetos está devidamente encaixada na rotina de sua empresa, é bem provável que até mesmo os pequenos detalhes sejam computados e, com isso, informações sirvam de ponto de partida para toda a otimização possível. Para saber mais e dar o primeiro passo, consulte os executores da SMR.