ENTENDA COMO FUNCIONA AS CONTAS A PAGAR E RECEBER
A saúde financeira da sua empresa depende do seu controle de caixa.
Obter total controle sobre a gestão financeira de uma empresa é fundamental para o longo prazo, por isso é necessário entender e administrar corretamente as contas a pagar e a receber.
O motivo disso é óbvio: se você não sabe quanto dinheiro vai entrar e quanto dinheiro vai sair do caixa em um certo período, como vai ser possível se programar e se planejar para o futuro?
Por isso, hoje você vai aprender a organizar o seu caixa e ter controle total sobre o seu faturamento e as suas despesas.
- PRIMEIRO: O QUE SÃO CONTAS A PAGAR E RECEBER?
De maneira resumida, são estimativas de valores que auxiliam o gestor a determinar a saúde da empresa, destinando recursos para pagar contas da empresa, como fornecedores e impostos, e recebendo das vendas feitas para os clientes.
É o controle preciso destas informações que permite dar continuidade a produção e planejar o futuro dos negócios.
- CONTAS A PAGAR
As contas a pagar são aquelas que saem do seu caixa todos os meses, seja de maneira fixa ou variável.
E claro, a empresa tem a obrigatoriedade de quitar seus débitos, sejam com fornecedores, colaboradores ou tributos.
Outros exemplos de contas a pagar são os custos mensais com matéria prima e manutenção com a empresa, dois custos que se não forem calculados, podem criar rombos no seu caixa.
Quando as contas a pagar não são administradas corretamente, podem acabar se acumulando, o que acarreta dívidas e acaba trazendo sérios problemas financeiros.
Por isso, é fundamental que o gestor tenha um controle financeiro preciso, fazendo um planejamento mensal bem estruturado e conseguindo equilibrar o que sai do caixa com o que entra, para que a produção não seja afetada.
- CONTAS A RECEBER
Contas a receber são os valores que entram no seu caixa através dos canais de captação de recursos que a sua empresa tem, ou seja, vendas, financiamentos e empréstimos com outras instituições.
Também entra em contas a receber promissórias e vendas a prazo que a sua empresa concede aos clientes.
Para que o caixa tenha equilíbrio, é fundamental que as contas a receber sejam maiores que os valores registrados em contas a pagar.
- COMO ADMINISTRAR AS CONTAS A PAGAR E RECEBER?
O controle de contas a pagar e a receber precisa funcionar de maneira impecável, de maneira que o gestor saiba exatamente quanto vai entrar no seu caixa em um período específico e quanto vai ter de despesas nesse mesmo período.
Mas não é somente isso, porque se as suas despesas consomem todo o dinheiro que entra no seu caixa mensalmente, você nunca vai conseguir fazer investimentos internos na empresa, e assim você fica estagnado no mercado.
Resumidamente, para manter esse controle de contas a pagar, você precisa seguir alguns passos. A lista é longa, pega o papel e caneta aí:
– Evitar dívidas a longo prazo;
– Pagar as contas em dia, evitando multas, juros e problemas jurídicos;
– Não gastar mais do que se recebe;
– Definir o limite máximo de endividamento que a empresa pode assumir;
– Registrar de maneira segura e precisa os valores a pagar;
– Usar um sistema financeiro prático e detalhado que te ajude a ter o controle assertivo;
– Se esforçar para pagar com antecipação os débitos que possuem um desconto considerável.
Por outro lado, para ter um controle eficiente das contas a receber, é necessário:
– Organizar as contas a receber por ordem de vencimento;
– Reduzir a inadimplência;
– Fazer a cobrança corretamente de cada devedor
– Criar um planejamento financeiro a longo prazo
– Oferecer descontos para pagamentos recebidos com antecedência.
É preciso ressaltar que o registro financeiro deve ser realizado de maneira separada, para evitar confusões, como cobrança duplicada de um mesmo cliente ou pagamentos efetuados de forma errada aos fornecedores.
Quando você organiza as contas a pagar e receber por data de vencimento, ordem de importância e qualquer outro critério que você julgue ser relevante, você consegue:
– Economizar nas contas a pagar, pois consegue analisar se a saída de caixa está sendo maior que a entrada;
– Ter consciência das obrigações financeiras e a data exata de vencimento de cada despesa;
– Fazer o levantamento do saldo da empresa;
– Acompanhar os valores a receber, e assim definir os melhores dias para realizar pagamentos;
– Garantir um bom fluxo de caixa e capital de giro.
- SISTEMA DE CONTAS A PAGAR E RECEBER
Para realizar uma administração eficiente, é importante contar com um sistema financeiro completo que permita lançamentos de contas a pagar e a receber separadamente e objetivamente.
Ao utilizar um sistema de gestão financeira, você pode organizar os pagamentos por planos de contas, gerando relatórios específicos e completos que facilitam o controle.
Além disso, é crucial que o sistema financeiro permita integração com outros softwares importantes para a gestão, como os sistemas de cobrança.
Desta maneira, a gestão de contas passa a ser automatizada com o auxílio do sistema de cobrança, permitindo que a inadimplência seja controlada.
Independentemente do tamanho da sua empresa, ter um sistema de gestão é indispensável.
Não tente controlar suas contas com planilhas, a dor de cabeça é gigante e quando os cálculos não baterem, você vai achar que esse negócio de gestão de contas não funciona e isso é um problema grave para o crescimento da sua empresa.
Temos certeza que sim, mas estamos à disposição para tirar qualquer dúvida que você ainda tenha.
A propósito, se você precisar de ajuda para se organizar com a gestão de contas, clique aqui e tenha uma consulta gratuita conosco.
Iremos te ajudar a estruturar sua empresa.
Conte conosco para organizar o seu financeiro e ter uma empresa de sucesso.